Ser dueño de un negocio implica diversos gastos, pero no todos son deducibles de impuestos. Para ayudarte a optimizar tus finanzas, te explicaremos qué gastos puedes deducir y cómo hacerlo.
¿Qué hace que un gasto sea deducible?
El departamento de rentas internas mejor conocido por su acrónimo en ingles IRS, no indica una lista específica de cosas que puedes deducir de tus impuestos comerciales. En cambio, te proporciona dos criterios generales que debe cumplir un gasto para ser deducible de impuestos, estos son:
Ser ordinario: debe ser común y aceptado en tu industria. Por ejemplo, si tienes un restaurante, puedes deducir el costo de los ingredientes, pero no puedes deducir las vacaciones del dueño del negocio.
Ser necesario: el gasto debe ser útil y apropiado para el funcionamiento de tu negocio. Por ejemplo, puedes deducir el costo de un software de contabilidad, pero no el costo de un juego de video que instalaste en la computadora de tu negocio para usar en tiempos de ocio.
¿Qué gastos NO son deducibles para empresas en USA?
Si bien muchos gastos comerciales son deducibles de impuestos en los Estados Unidos, hay algunos que no lo son. Es importante conocer estas limitaciones para evitar errores en tu declaración fiscal. A continuación, te presento algunos ejemplos de gastos comerciales no deducibles en USA:
1. Gastos personales:
• Gastos de vivienda personal, como alquiler o hipoteca, servicios públicos, alimentación, ropa o entretenimiento.
• Viajes personales o comidas no relacionadas con el negocio.
• Cuotas de membresía a clubes sociales o deportivos.
2. Gastos relacionados con pasatiempos o actividades no comerciales: gastos incurridos en actividades que no tienen como objetivo obtener ganancias, como un pasatiempo o un negocio secundario no registrado.
3. Multas por incumplimiento de leyes o regulaciones e incluso lo que pagas de impuestos producto de tus ingresos no es deducible de impuestos. Sin embargo, hay algunos taxes que si pueden ser deducibles como es el caso de los impuestos de nómina.
4. Gastos excesivos o irrazonables para el funcionamiento del negocio, extravagantes o lujosos. Si bien un vehículo es una herramienta indispensable para muchos negocios, la línea entre necesidad y lujo puede ser difusa. En general, un gasto se considera excesivo si es mayor de lo que un negocio razonable gastaría en la misma situación. Por ejemplo, si tu empresa es una pequeña panadería local, la compra de un Ferrari o un Maserati para las entregas no sería considerada un gasto necesario ni deducible.
5. Gastos sin documentación adecuada:
Es importante conservar todos los recibos, facturas y otros documentos que comprueben los gastos comerciales. Si no puedes documentar un gasto, el IRS puede negar su deducción.
Recuerda que cada caso es diferente y el IRS evaluará cada gasto en función de las circunstancias específicas del negocio.
¿Qué gastos SÍ se pueden deducir en una empresa en USA?
Afortunadamente, hay una amplia gama de gastos que puedes deducir para reducir tu carga fiscal. Algunos ejemplos son:
• Salarios de empleados: incluyendo sueldos, bonificaciones y beneficios. • Planes de retiro: contribuciones a planes de jubilación para ti y tus empleados. • Alquiler: si alquilas un espacio para tu negocio, puedes deducir el costo del alquiler. • Intereses: si pagas intereses por préstamos relacionados con tu negocio, puedes deducirlos. • Impuestos: algunos impuestos estatales y locales relacionados con tu negocio, podrían ser deducible de impuestos dependiendo de su naturaleza. • Seguros: primas de seguros que protejan tu negocio y sus activos. • Servicios públicos: luz, agua, internet y otros servicios necesarios para el funcionamiento de tu negocio. • Viajes y comidas: si viajas por negocios o comes con clientes potenciales o actuales, puedes deducir algunos de estos gastos. • Depreciación: el valor decreciente de ciertos activos, como equipos o vehículos, puede deducirse a lo largo del tiempo.
Recuerda que esta información es solo una guía general. Es importante consultar con un contador o asesor fiscal para asegurarte de que estás deduciendo todos los gastos elegibles de manera correcta.
Ninett Vielma es Manager de Tax & Pro, experimentada consultora de negocios, contable y fiscal, especializada en asesorar a los clientes desde cero, ayudándolos a crear y arrancar con éxito sus negocios en USA. Está registrada ante el IRS como Profesional de impuestos ,es agente certificador del IRS (Certifying Acceptance Agent) y notario público del estado de la Florida.
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