A veces las personas tienen muy buena gramática en inglés, pero no saben cómo expresar sus ideas en el papel, incluso, les cuesta mucho hacer una solicitud, propuesta o reclamo vía email. Esta guía te ayudará a redactar tu próximo correo electrónico en inglés de acuerdo con los estándares americanos actuales.
¡No descuides tus comunicaciones digitales! En la actualidad la mayoría de las personas manejan gran parte de sus comunicaciones comerciales e incluso personales, a través del correo electrónico.
¡Las primeras impresiones son importantes! Tómate tu tiempo escogiendo las palabras y busca en todo momento que tu carta o correo parezcan redactados de forma personal, ya que inspirará confianza en el destinatario.
Consejos puntuales que serán muy útiles a la hora de escribir cualquier correo o carta a contactos personales, académicos o laborales.
1. Dirección de correo electrónico: Utiliza direcciones formales (nombre y apellido favorablemente). Evita utilizar direcciones de correo electrónico infantiles, muy largas o complicadas.
2. Presentación: Informa de manera concisa quién eres, a qué se dedicas y brevemente plantea el objetivo de la comunicación.
a. Saludo:
i. Si no sabes el nombre de la persona a la que le escribes: Dear Sir or Madam.
ii. Si conoces el nombre siempre usa el título y únicamente el apellido: Dear Mr Garcia. Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, etc. Si es una mujer casada Mrs o soltera Miss. Si no sabes su estatus civil, usa Ms. b. Introducción:
i. We are writing to inform you that / to confirm/ to request / to enquire about
ii. I recently read/heard about. . . and would like to know . . .
iii. Having seen your advertisement in …, I would like to …
iv. I would be interested in (obtaining/receiving) …
v. I received your address from …and would like to …
vi. I am writing to tell you about …
3. Cuerpo del correo: El contenido dependerá de lo que quieras comunicar. La mayoría de las cartas o correos en inglés no son largas, por el contrario, concisas y cortas. Enfócate en organizar tus ideas y explicarlas de manera lógica y sin argumentar demasiado.
a. Hacer una solicitud: We would appreciate it if you… I would be grateful if you could… I am interested in (obtaining/receiving…); I would appreciate your immediate attention to this matter. b. Ofrecer disculpas: We are sorry for the delay in replying; I regret any inconvenience caused; I would like to apologize for (the delay/the inconvenience); Once again, I apologize for any inconvenience. c. Quejarse por algo:I am writing to express my dissatisfaction with … I am writing to complain about … d. Dar buenas noticias: We are pleased to announce that; I am delighted to inform you that; You will be pleased to learn that. e. Dar malas noticias: We regret to inform you that… I’m afraid it would not be possible to… Unfortunately we cannot/we are unable to … After careful consideration, we have decided (not) to f. Si adjunta documentos: Please find enclosed/attached…
4. Despedida: Se cortés y agradece. Tu destinatario ha dedicado su valioso tiempo a leerte, por lo que un agradecimiento breve te hará parecer considerado. ¡Sobresale! Además de agregar tu información básica, o la de tu organización, incluye datos interesantes que haga que el destinatario te recuerde luego de haber cerrado el correo electrónico. a. Yours faithfully. Si no conoces el nombre de la persona. b. Yours sincerely: Si conoces el nombre de la persona. c. Your signature: Firma y abajo coloca tu nombre y apellido. Si gustas, también puedes agregar la forma preferida de contacto (dirección de correo electrónico, teléfono, etc.).
En Estados Unidos, se espera una escritura formal para comunicaciones laborales. Todo se debe dejar por escrito para evitar malentendidos futuros. Aunque se use con menos frecuencia, las cartas formales (impresas o como PDF adjuntos) son necesarias para ciertas situaciones; y, cuando se usa, se debe prestar estricta atención a los detalles. Cualquier traspié, incluida la gramática y los errores tipográficos, pueden tener efectos catastróficos en la primera impresión o credibilidad del escritor. Toda persona y más aún si buscas hacer negocios o estudiar en una prestigiosa institución, debes saber cómo escribir comunicaciones formales.
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Ana Karina García es Coordinadora Internacional en GRacademic, una agencia de consultoría educativa fundada en el año 2000, dedicada a promover estudios en el extranjero para niños, adolescentes y adultos latinoamericanos que buscan triunfar en el competitivo mundo actual. Ana Karina, es Licenciada en Estudios Liberales con especialización en el área de Negocios, cuenta con más de 20 años de experiencia coordinando y supervisando la planificación académica de cada estudiante que confía su futuro educativo en GRacademic.
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